Aumentare il benessere del 50%, ridurre lo spreco di tempo del 12% e gli errori del 50% agendo sulle comunicazioni, sulla gestione del tempo e delle attività.
Un’ampia letteratura scientifica riporta i deleteri effetti di un'erronea gestione delle comunicazioni e del tempo in termini di performance, qualità del lavoro e benessere. (Basoglu et al. 2009; Foroughi et al. 2014; Paridon & Kaufmann, 2010; Baethge & Rigotti, 2013; Galluch et al. 2015; Pachler et al. 2018).
Uno degli effetti più dannosi è la quantità di interruzioni improprie che si generano all’interno di una organizzazione complessa, con esteso ricorso alla digitalizzazione e operante in contesti eterogenei (smart working, teleworking, open office, etc.).
Gli effetti deleteri delle interruzioni improprie sono misurabili!
Diverse ricerche forniscono dati interessanti ma probabilmente la più completa è quella di Bailey & Konstan (2016).
All’interno di un solo disegno sperimentale i ricercatori analizzano performance, qualità del lavoro e impatto sulle emozioni e sui livelli di ansia. La ricerca prende come riferimento quei lavoratori per i quali la conoscenza è il principale input e output dei loro processi lavorativi.
L’esperimento prevede un gruppo sperimentale e uno di controllo. Ad entrambi i gruppi viene chiesta l’esecuzione di una successione di task “principali”. Nel gruppo sperimentale i compiti principali vengono interrotti nel mezzo da attività “secondarie”. Nel gruppo di controllo, invece, i compiti “secondari” vengono eseguiti al termine dell’attività principale.
Nel gruppo sperimentale, ovvero quello soggetto a interruzioni, si rileva rispetto al gruppo di controllo:
· Uno spreco dal 3% al 27% del tempo.
· Il 100% in più di errori compiuti.
· Il 100% in più di aumento dell’ansia di stato (misurato con la scala STAI).
· Il 50% di aumento di emozioni negative (annoyance).
Questi parametri, in particolare il tempo impiegato, variano in funzione della difficoltà del compito. Ad esempio, quando l’attività consiste nella semplice registrazione delle proprie generalità, lo spreco di tempo è “solo” del 3%. Con l’esecuzione di un task più complesso, come una somma algebrica con numeri a 4 cifre, è addirittura del 27%.
È quindi indispensabile che le organizzazioni strutturino il modo di operare per evitare le interruzioni, e purtroppo non basta affidarsi alla buona volontà delle persone che lavorano per l’organizzazione.
Non basta perché alcuni aspetti della gestione delle comunicazioni sono contro-intuitivi; senza direttive su come comportarsi e come utilizzare le tecnologie, le persone tendono, pur con le migliori intenzioni, ad agire comportamenti disfunzionali.
I corsi che troviamo sul mercato, per esempio quelli di Time Management, sono certamente utili, ma tendono a non bastare. La gestione del tempo è un fenomeno organizzativo, non individuale. Serve a poco organizzare le attività per priorità e urgenza se sono costretto a interromperle continuamente. Serve un codice di condotta condiviso.
Le organizzazioni non si dotano di questo “codice di condotta” perché non sanno quali norme adottare. In passato, diverse società hanno introdotto accorgimenti ad hoc (tipo quello di non mandare email dopo una certa ora) ma tutte hanno fallito (Paczkowski & Kuruzovich, 2016; Bonanomi & Paczkowski, 2019). Questi accorgimenti erano forse più dettati dal trend del momento; non erano parte di un disegno razionale complessivo.
Che fare dunque?
Si rileva efficace intervenire in tre fasi:
1. Rilevare i risparmi in termini di tempo e i benefici in termini di wellbeing che si possono ottenere. Per farlo è indispensabille utilizzare questionari validi ed avere un saldo modello scientifico di riferimento.
2. Individuare comportamenti razionali facenti parte di un disegno complessivo, che deve essere motivato, organico e basato sulla letteratura evidence-based.
3. Educare, attraverso una formazione flessibile, fruibile da tutte le persone dell’organizzazione (ad esempio tramite e-learning avanzato) motivando i comportamenti richiesti.
Interventi di questo tipo consentono benefici in termini di performance, qualità del lavoro e wellbeing.